Gestão Administrativa

Contrato

Permite a gerência sobre os contratos administrados pela Prefeitura, controlando tanto informações administrativas como dados cadastrais, andamentos, prorrogações e encerramentos até informações financeiras como reajustes, realinhamentos, gerência sobre cauções provisórias e definitivas, prestação de contas ao tribunal e publicação na imprensa oficial.

Almoxarifado

Permite a gerência sobre o estoque e a dispensação dos diversos materiais armazenados nos almoxarifados da Prefeitura. Também possibilita a gestão dos subalmoxarifados existente nas escolas e nas unidades de saúde. O sistema possui gerência de cotas de consumo, bem como o ponto de pedido para compras. Trabalha com procedimentos de liberação de estoque por lotes, automatizados por leitores de códigos de barras.
Gerencia todo o processo de inventário. Através do sistema, o requisitante pode confeccionar as solicitações de materiais e encaminhá-las eletronicamente para o atendimento. Outro ponto contemplado pelo sistema é a gerência sobre a baixa e a entrega dos medicamentos solicitados por mandado judicial. O sistema esta integrado com a contabilidade para emissão do balancete mensal e com o sistema de frotas para controle do consumo diário de combustível.

Recebimento de Materiais e Serviços

Permite o lançamento e a gestão de todas as notas fiscais de materiais e serviços recebidos pelos diversos setores da PMJ. Controla os pedidos e ordem de serviços ao fornecedor com emissão de solicitação de entrega, vinculando os pedidos ao empenho gerado, mantendo desta forma o controle físico dos empenhos. Permite controlar a conferência dos materiais recebidos, inclusive possibilitando devoluções ao fornecedor. Gera autorização para pagamento da nota fiscal recebida, gerando o fluxo de caixa ao setor de contas a pagar. Efetua a atualização de estoque para materiais de almoxarifado, bem como informa ao gestor de patrimônio quando do recebimento de materiais com esta característica.

Protocolo Administrativo

Permite cadastrar, administrar e acompanhar as tramitações dos processos administrativos protocolados pela Prefeitura. Controla o cadastro de assuntos dos processos com possibilidade de informar os limites de tempo para cada assunto. Possui um módulo para administração dos processos arquivados, inclusive permitindo integração com empresas especializadas na guarda de documentos físicos. O sistema também permite ao interessado solicitar um processo que esteja em tramite ou arquivado, facilitando a localização e solicitação de vistas em um processo que se encontra em poder de outro responsável. Outra função importante do sistema é a gestão da visibilidade do usuário no processo, controlando as permissões para consulta e manutenção de informações. Gerencia a eliminação física do processo (expurgo) através de procedimentos baseados na tabela de temporalidade do município.

Patrimônio

Permite a gestão sobre os bens patrimoniais mobiliários alocados nos diversos órgãos da prefeitura. Dentre as principais funcionalidades do sistema estão à gestão sobre as transferências dos bens entre órgãos ou responsáveis, a classificação por centro de custo, a gestão sobre as inspeções realizadas em locais de risco ou que sofreram sinistros e a administração dos bens em cessão de uso. Outro ponto importante a destacar é a gerência sobre inventários e leilões, inclusive efetivando a baixa do bem quando necessário. O patrimônio está integrado com o sistema de contabilidade, contemplando assim as regras do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP).

Gestão de Telefonia

Permite a gestão sobre as ligações telefônicas realizadas pelos funcionários da prefeitura, inclusive apresentando os custos. Dentre as principais funcionalidades estão a gerencia sobre a solicitação, bloqueio e desbloqueio da senha telefônica.

Documentos Eletrônicos do Imobiliário

Gestão dos documentos de forma digitalizada do patrimônio imobiliário da prefeitura referentes a escrituras, matrículas, processos, leis, plantas e termos de permissão de uso.

Tramitação Interna de Documentos

Cadastro e gerenciamento dos documentos internos tramitados na Unidade de Gestão, permitindo informar as análises efetuadas e arquivar o documento ao final do processo.

Lista Telefônica

Cadastro de todos os telefones e ramais constantes na lista telefônica da prefeitura, com classificação interna de andar, ala, Unidade de Gestão, órgão ou serviço externo, com seus respectivos responsáveis, possibilitando o destaque de determinados telefones ou ramais. Permite a criação de uma estrutura de consulta das atividades realizadas, seus respectivos horários e locais de atendimento.

Compra Aberta

Sistema que gerencia o processo de compras eletrônico da Prefeitura Municipal de Jundiaí, em todas as modalidades, desde o seu agendamento até a fase de homologação. Os fornecedores interessados em participar de uma compra pelo sistema de Compra Aberta acessam pela web, efetuam o cadastro com todas as informações necessárias e logo em seguida é encaminhado um e-mail com a senha para acesso. Toda vez que um processo de compra é iniciado, o sistema de compra aberta encaminha um e-mail para os fornecedores cadastrados para aquela categoria de fornecimento, informando do novo processo de compra.

Durante o período em que as compras estiverem recebendo lances/propostas, podem ocorrer questionamentos. Para isso o sistema possui uma funcionalidade que alerta o pregoeiro responsável da existência de algum questionamento, podendo ser respondido logo em seguida. O sistema também possui uma rotina de e-mail, que informa o fornecedor se o processo de compra sofreu algum tipo de alteração.

O sistema possui um robô que é responsável pela mudança na situação das compras, controla os prazos para entrada de recursos e outras ações que dependem de alguma ação do fornecedor. Emite relatórios com dados referentes a uma determinada compra, e disponibiliza o edital de compra que não será realizada através do sistema compra aberta, esta funcionalidade evita que o fornecedor tenha que se deslocar para retirada do edital.

Compras e Licitações

Sistema que gerencia todo o processo de compras e licitações de uma Prefeitura, baseado nas regras da Lei 8.666. Gerencia também o cadastro de materiais e fornecedores, mantendo um vínculo entre os dois para facilitar o processo de compras. O cadastro de fornecedores é realizado pelo pré-cadastro tanto no sistema de compras e licitações como no Sistema de Compra Aberta, e logo após sua aprovação, o fornecedor será incluído automaticamente, recebendo um e-mail com a senha de acesso ao sistema.

O processo de compras é iniciado quando a Solicitação de Compras, feita pelo sistema, é entregue na Unidade de Gestão de Administração e Gestão de Pessoas, pelos diversos setores da Prefeitura. Após a análise, e sendo aprovada, a mesma, é enviada para um dos compradores que irá iniciar o processo de compras, gerando no sistema uma licitação de acordo com a modalidade definida, baseado no valor da solicitação. O sistema possibilita que o gestor faça a opção entre uma compra pelo sistema compra eletrônica ou no método presencial. Ao abrir uma nova licitação, será encaminhado um e-mail ao fornecedor convidando para participar nesse novo processo.

Esse sistema gerencia vários tipos de compras como:

  • Compras / serviços: utilizada para comprar materiais e serviços para materiais que não sejam leilão eletrônico;
  • Compra Aberta: para compra de materiais e serviços para itens que seja leilão eletrônico;
  • Registro de preços: utilizada para dar inicio na criação de um registro de preço;
  • Compras com Registro de Preços: Após a criação do registro de preços e assinatura do termo, os materiais constantes deste registro só poderão ser comprados utilizando este tipo de solicitação, devendo ser informada à dotação orçamentária, bem como quantidade a ser adquirida. O valor unitário do item será o que foi informado no momento do registro de preço;
  • Aditamento: Quando existe a necessidade de aditar uma determinada licitação ou contrato por conta de uma prestação de serviço que acabou tendo seu valor final ultrapassado em relação ao estimado inicialmente;
  • Prorrogação: Quando por algum motivo existir a necessidade de se prorrogar a prestação de um serviço e isto for gerar um custo adicional;
  • Complemento de Licitação: Quando é gerado um empenho para uma prestação de serviço por um determinado tempo e o valor calculado inicialmente e empenhado não será o suficiente. Neste caso existe a necessidade de complementação.